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Custodia de archivo físico y digital = Ecuación para el éxito
Toda empresa genera documentos, los cuales tienen diferentes grados de importancia. Algunos solo son meros papeles informativos, y otros deben resguardarse como información sensible. De esta manera ambos extremos se conjugan en la generación y vida útil de un documento.
Con el tiempo, las compañías necesitan espacio concreto para el resguardo y custodia de todos aquellos archivos legales, o de vencimiento, informativos o incluso de menor importancia, pero para el buen funcionamiento administrativo deben guardarse.
Una de las grandes adversidades que representa la generación de volúmenes importantes de documentos en forma permanente, es el espacio donde permanezcan a resguardo y seguros.
Parte del éxito de una empresa está relacionado a la optimización del manejo de su archivo e información. El proceso de custodia de archivos continúa siendo uno de los grandes retos de muchas empresas.
En el caso puntual de España, las compañías comprendieron el beneficio que implica la contratación de profesionales que se ocupen de la custodia de archivo físico, es decir, ¿un tercero resguardará mis documentos?, así es.
Puntualmente, ¿qué es el archivo físico?
El archivo físico es el lugar, depósito o mueble, donde se almacena todo tipo de documento de manera permanente o temporal. Estos espacios pueden estar dentro de la empresa, o bien puede ser una tarea externa a ella, como mencionamos anteriormente, externalizar la custodia de archivo físico, lo explicaremos más adelante. Redondeando, un archivo es el conjunto de documentos almacenados, y, por otro lado, es también el lugar donde se guarda la documentación.
Sabiendo de que se trata el archivo físico, ahora, a que nos referimos con ¿custodia del archivo?
Se trata del proceso mediante el cual se acopian y organizan los documentos generados o recibidos por la compañía. Aquí se incluyen tanto los documentos físicos -en papel- como digitales, y de cualquier tipo: administrativos, financieros, contables, de recursos humanos…
En decir, la custodia esta directamente relacionado con el cuidado y resguardo de la base administrativa documental de una empresa, de sus datos e información, de allí la importancia en contratar un servicio de mucha confianza, o tener colaboradores abocados a esta tarea específica.
Para llevar a cabo la tarea de una custodia documental apropiada y eficaz, la documentación debe ser organizada de forma segura, estableciendo un orden, para luego en caso de indexación realizarlo adecuadamente, ya que nos facilitará la labor de encontrarla cuando la necesitemos.
Todas las empresas especializadas en este rubro cuentan con un sistema de ingreso de datos, sea en resguardo físico o digital. En el caso de la custodia digital, tanto el software elegido como la indexación y resguardo son imprescindibles para una mejor administración y poder localizar datos o documentos a la brevedad posible.
Buenas prácticas para llevar adelante un archivo físico:
1- Clasificación y categorización: clasifica y categoriza cada documento, facturas, contratos, por categorías y subcategorías.
2- Planifica y diseña: toda la documentación no es igual, ni tiene la misma relevancia, por ello planifica sectores clasificados por importancia.
3- Implementa un sistema: es decir que siempre se siga la misma “forma/manera” de archivar la documentación.
4- Elimina documentos que no son necesarios.
5- Mantén un orden y limpieza en el lugar.
6- Resguardo: ten en cuenta que estas archivando papel, por lo que la zona, espacio de archivo tiene que estar libre de humo, debe cumplir estrictas normas de seguridad, tener extintores a mano, manguera de incendios, y debe ser un sector donde no afecte la humedad, o en su defecto ser tratada y controlada en forma constante. También, debe existir un control de plagas, roedores, insectos, etc.
Buenas prácticas para llevar adelante un archivo digital:
1- Adquiere buen equipamiento, un buen scanner para la digitalización.
2- Siempre realizar copias de seguridad en la nube.
3- Controla y revisa la calidad del escaneo.
4- Al igual que en el físico, crea categorías, organiza, la información en carpetas, para facilitar a búsqueda de información.
5- La seguridad es un tema sustancial, los accesos al archivo deben ser controlados, y no deben ser para todos por igual, deben existir contraseñas, y espacios delimitados para el manejor de la información.
6- Comprime archivos para utilizar espacio.
7- Utiliza software de gestión documental.
Como hemos mencionado anteriormente, la tendencia actual en cuanto a la custodia de archivos es externalizar el servicio.
Esto se debe a diversos motivos, entre ellos, las oficinas del fututo (link a post), ahorran en espacio para invertir en innovación y optimizar sus recursos. La externalización conlleva al ahorro en m2, a la reutilización de espacios destinados a archivo para otros proyectos convenientes para la empresa, se evitan el estrés del manejo constante de documentación y el resguardo tanto legal como físico y de cuidados del papel, se ahorran mantener un ambiente especialmente preparado para este fin, ignifugo, 0 % humedad, control de plagas, etc.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es algo a tener en cuenta al momento de contratar cualquier empresa profesional experta en gestión documental, del mismo modo, si la custodia de archivo se lleva a cabo dentro de la empresa es un punto a tener en cuenta, ya que este reglamento es muy estricto y debe llevarse al pie de la letra aun en la destrucción certificada de documentos.
Beneficios de la custodia de archivo físico:
- Mejor manejo de información.
- Mejor ROI
- Reducción de espacio en archivo.
- Reutilización de espacios.
- Resguardo asegurado de documentación.
- Optimización de tiempos y recursos.
- Control del crecimiento de la documentación.
Beneficios de la custodia de archivo digital:
- Ahorro de almacenamiento físico.
- Mejora la seguridad.
- Disponibilidad de datos/información de manera inmediata.
- Facilita la búsqueda de archivos.
Finalizando este post, podemos afirmar que la custodia de archivos solo trae beneficios a las empresas, y que combinar ambos servicios favorecerá y optimizará recursos y reducirá costes.
Por último, a la hora de seleccionar una empresa de custodia documental, deberemos asegurarnos de que tienen un camino recorrido y verificable, ya que se encargarán de algo sustancial para la empresa, su información. Deberán asegurarnos de que cumple con las normativas correspondientes, especialmente en lo que se refiere a la protección de datos.
Empresas como Everial España, no solo tiene más de 35 años de experiencia en gestión documental, sino que la respaldan muchos sectores que confían en sus servicios hace más de 10 años.
Además de custodia de archivos físicos y digitales, ofrece una amplia gama de servicios adecuadas a las necesidades de cada sector.
Everial es un grupo en el que puedes confiar.
En www.everial.es podrás encontrar todos nuestros servicios.
Contacto: info@everial.es/ tel 91 879 03 00