Destrucción certificada de documentos

Las empresas e industrias generan grandes cantidades de papel que contienen información diaria, relevante e irrelevante también.

En la actualidad tomar conciencia del daño ambiental hizo que la reducción del consumo innecesario de papel y plásticos iniciara por algún lado. Fue entonces cuando las grandes compañías dieron el puntapié y la digitalización comenzó su camino, sacar papel de las oficinas es el reto.

También externalizaron la custodia de su archivo físico, lo que lleva a una limpieza exhaustiva y control de cada documento a resguardo y cuales deben ser desechado.

Pero ¿qué hacemos con esos documentos, papeles, archivos que hemos desechado?, a ese punto queremos llegar, la destrucción.

A partir del 2018, todo cambió respecto a la destrucción de la documentación, antes de ese año los documentos se destruían, pero no tenían un control tan detallado como en la actualidad.

Comencemos por el principio, ¿qué es la destrucción certificada de documentos?

La destrucción es un proceso de extensión de documentos, los cuales se envían por medio de maquinarias, a trituradoras las cuales realizan su labor, haciendo desaparecer toda información registrada en esos títulos/legajos/etc.

Actualmente, este tipo de servicios es indispensable para las empresas y esto se debe a que, el 25 de mayo de 2018, con la puesta en vigor del Reglamento General de Protección de Datos o RGPD en toda Europa, la destrucción ya no significa mandar papeles al cesto de basura, sino más bien, tener conciencia de que la información que portan estos documentos contienen datos de terceros o propia la cual no debe exponerse. La protección de datos es a partir de entonces un tema muy serio a tener en cuenta.

Con esta normativa en vigor todos los datos personales de cualquier persona o entidad deben ser destruidos una vez estos hayan cumplido su función. Es decir, la información confidencial no puede almacenarse indefinidamente.

Existe confusión sobre la RGPD y la LOPD, ésta última hace referencia a la aplicación del reglamento en España mediante la  Ley Orgánica de Protección de Datos de (15/1999) (LOPD), por medio de la cual los ciudadanos/as deben dar explícito consentimiento para que sus datos sean guardados.

Luego, una vez utilizados los datos con el consentimiento dado, deben ser destruidos para evitar un uso indebido de los mismos y de esta manera tanto la RGPD como la LOPD, fijan la normativa de destrucción de datos confidenciales.

La destrucción en sí no es solo pasar papel por una trituradora, existen diferentes niveles de seguridad en la trituración, es decir un ejemplo es el ancho de la cinta que quedará al final del proceso y además las máquinas trituradoras deben cumplir con cierta normativa.

Asimismo, la documentación al llegar a la empresa que hará la destrucción certificada no puede permanecer más de 48 hs. a la espera del proceso. El manejo de las jaulas con la documentación a destruir tiene un candado con código de seguridad que solo manipula el personal autorizado.

Como resultado de la destrucción esas virutas de papel son recicladas por la misma empresa, o se envían a reciclar, haciendo una cadena de ayuda al medioambiente y dándole vida nuevamente a ese papel.

Ventajas de la destrucción certificada de documentos:

• Sin presión de riesgos: las empresas que contraten el servicio no corren riesgo alguno con el proceso de destrucción.
• Ahorro de tiempo
• Se garantiza el cumplimiento legal
• Es limpio
• Personalización: según la necesidad del cliente se podrá adecuar la destrucción de documentos.
• Reciclaje: aporte al medioambiente.

Certificado de destrucción de documentos, ¿a qué nos referimos con esto?

El certificado significa que hemos llegado al final del camino, es de real importancia la entrega de este, no solo sella el cumplimento del proceso, sino que es una garantía para ambas empresas, la que realiza el trabajo y para quien ha contratado el servicio.

El certificado de destrucción certificada de documentos debe cumplir ciertos requisitos, iniciando por el cumplimiento con la LOPD, con el Reglamento Europeo, y con las normas UNE-EN 15713, sobre destrucción segura de material confidencial y la Norma DIN 66399, que establece el grado de destrucción, es decir material no recuperable, en función del tamaño de las tiras en las que se destruye el papel. Es decir, el certificado refleja la técnica utilizada para la destrucción y que el resultado es un documento irrecuperable.

Debe incluir:

• Sitio de la destrucción y hora.
• Fecha de la destrucción, se aclara el día en que se recogió la documentación y el día en que efectivamente se destruyó.
• El método de destrucción usado y la máquina destructora utilizada.
• Tamaño final de la partícula y nivel de corte para indicar al cliente que se ha formalizado el cumplimiento de la DIN 66399 produciendo una partícula cuya información es irrecuperable, además de estar acorde con los siete estándares de los distintos materiales.

Este certificado puede ser entregado a cualquier empresa contratante o bien a la administración pública si así se requiere.

El mercado tiene varias opciones de empresas que realizan este servicio, pero es de gran importancia verificar los años de trayectoria de cada una de ellas ya que estamos hablando de destrucción certificada de documentos, proceso que debe cumplir como hemos mencionado con normas legales y el cual no es sencillo de realizar.

En Everial, ofrecemos el servicio de Destrucción certificada de documentos y muchos servicios más, con mas de 30 años de trayectoria somos expertos en gestión documental garantizando el éxito de cada proyecto. Trabajamos para satisfacer a nuestros clientes.

Si deseas tener más información respecto a la destrucción certificada de documentos, o cualquiera de nuestros servicios, estaremos encantados de atender tu consulta.

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