El ciclo de vida de los documentos

Todos o casi todos, al hablar de documentos damos por hecho su significado, pero si les pregunto, ¿qué es un documento, quien de ustedes sabe la respuesta?

Según la definición del diccionario de Oxford, un documento es un “escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita una cosa, como un título, una profesión, un contrato, etc.”

Sabemos a ciencia cierta que los hay de diferentes tipos, de diferentes jerarquías y algunos deben ser resguardados y otros pueden ser destruidos.

Cuando hablamos de ciclo de vida, hacemos referencia al concepto de vida bilógica: nacer, vivir y morir. De esta misma manera llamamos ciclo de vida documental, al nacer un documento, usarlo, y luego descartarlo o archivarlo según la necesidad y criterio de cada organización.

En el cuadro siguiente se muestra en detalle el ciclo de vida de los documentos, muchos pueden saltear algunos puntos, o incluso no llegar a la destrucción, pero es importante conocer su ciclo completo aun así no se termine el circuito, aunque en su gran mayoría se cumple con lo expuesto.

Etapas del tratamiento de documentos

También existen etapas para el tratamiento de los documentos que se conectan con el ciclo de vida de estos, a continuación, mencionaremos cada fase en detalle.

Fases del Ciclo de Vida del Documento

• Creación: en esta fase como indica su nombre nace el documento, según las características y necesidades, legales, financieras, etc. que necesite cumplir una empresa, estos documentos tendrán datos obligatorios a rellenar. También es importante que tengan un diseño claro para que cada área involucrada en trabajar el documento sepa fehacientemente que debe completar o desechar, se debe respetar una estructura y unas normas de redacción y saber cómo continuar el recorrido en cada estación de las fases. La generación de documentos puede darse en forma digital o en papel, pero en ambos casos debe seguir un circuito.
• Organización y clasificación: este punto dentro de las fases es determinante, ya que aquí se bifurcan los documentos según se haya dispuesto el circuito en cada empresa, un error en este punto puede significar, retrasos, reclamos y pérdidas de tiempo y económicas. La llegada de la digitalización y la implementación de softwares disminuyen el porcentaje de error, o brindan la posibilidad de encausar nuevamente el circuito. Respecto a la clasificación, la generación de etiquetas o los llamados metadatos (títulos, nombres, fechas, modificaciones, área o departamento responsable, ect), ayudan con la reagrupación de los documentos de forma automática.
• Colaboración y revisión: aquí es donde entra en juego el equipo de trabajo, los colaboradores responsables de la manipulación de los documentos deben conocer el circuito para juntamente con el sistema evitar demoras, errores que perjudiquen procedimiento. En ocasiones se debe trabajar en conjunto con otras áreas, aquí son importantes los permisos y autorizaciones, las jerarquías de trabajo, etc. Esto debe estar correctamente delimitado y organizado para que el flujo de trabajo fluya perfectamente.
• Verificación/Control: siempre en todo sistema o circuito deben existir controles, no solo para detectar posibles errores, sino más bien para encausar el camino en caso de ser necesario. También permite observar si existen pozos en el circuito, es decir espacios ciegos donde permanentemente se comenten errores, y esto permite reestructurar las fases o bien, fortalecer algunos aspectos necesarios para evitar estas faltas recurrentes. En esta fase también se deben cumplir ciertas normas como las ISO.
• Permanencia o eliminación: llegando al final del recorrido es donde se sabe que documentos por términos legales o vencimientos estructurados deben conservarse, y cuales son los que por falta de importancia o bien por caducidad legal deben desecharse, y eliminarlos. Su forma de eliminación debe ser por medio de destrucción certificada

¿Existen diferentes tipos de documentos?

¡La respuesta es sí!

Existen tantos tipos de documentos como actividades comerciales que necesariamente y legalmente deben avalar, es decir, en lo que sí se difieren es en la jerarquía, importancia y validez.

No es lo mismo, un contrato laboral que una factura con vencimiento, si bien ambos tienen criterio y carácter legal, sus vencimientos y usos son diferentes. También existen documentos que son generados al momento y son desechados en el instante o en el mismo día, como un ticket de estacionamiento.

En la actualidad la generación constante de información hace necesario el resguardo documental, sea digital o papel, el cual está dejando de tener relevancia y está siendo suplantado por el mundo digital, sumándose al ahorro de papel.

La importancia de un documento

Un documento afirma un hecho/acto determinado, realizado por una institución o por una persona, ya sea física, jurídica, pública o privada.

Este acto se realiza en papel o bien en cualquier soporte que pueda conservarse.

Los documentos son un respaldo legal, e histórico para demostración de un hecho concreto, de allí su importancia.

Todos los documentos con validez legal, con vencimientos y con ciertas normas deben ser protegidos/archivados para su conservación y posterior uso.

En consecuencia, resguardar un documento implica salvar un hecho, que a menos que elija o desee destruirse puede conservarse para siempre.

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