Este sitio web utiliza cookies para que podamos brindarle la mejor experiencia de usuario posible. La información de las cookies se almacena en su navegador y realiza funciones como reconocerlo cuando regresa a nuestro sitio web y ayudar a nuestro equipo a comprender qué secciones del sitio web le resultan más interesantes y útiles.
La Importancia de la gestión documental
Seguramente has oído hablar sobre la gestión documental, pero, aunque te haces una idea sobre las tareas que implica, realmente desconoces de que va esta función, o estas herramientas que conforman la gestión documental, faena cotidiana que mantiene en vilo a cualquier empresa.
Pues allá vamos…
Las empresas generan diariamente gran cantidad de documentos, por lo que contar con una buena gestión documental optimiza toda administración.
Pero ¿qué es la gestión documental?
Gestión documental se entiende por un conjunto de normas y técnicas que son aplicadas para gestionar todos los documentos que se crean y reciben en una empresa.
El objetivo principal es dirigir el flujo de estos documentos y lo que dure su ciclo de vida, para mejorar aspectos administrativos, localizarlos desde cualquier dispositivo y en cualquier hora y lugar que se necesiten.
Con la implementación de gestión documental las organizaciones podrán ser mas eficaces en el uso de la información, achicando sus costes, y contando con la información necesaria en el momento indicado, todo esto repercutirá sin dudas en un incremento de su productividad.
Es decir, tener una buena gestión documental es una cadena de aporte significativo en cada área de la empresa. No solo beneficia administrativamente, sino que estos métodos y tecnología también suponen una herramienta valiosa para la gestión del riesgo, la auditoría de la información y al análisis de procesos, tanto para una organización pública como privada.
Esa gestión de documentos debe posibilitar la extracción de información, proporcionar su restitución, depurar los documentos que ya no son necesarios, conservar los que son importantes durante el tiempo que sean útiles, es decir, respetando la vida útil del documento legal, así como pasar a destrucción cuando ya no son necesarios, para todo este circuito deben utilizarse métodos eficientes.
La gestión documental, no es una “forma” de acomodar los documentos en la empresa, sino se trata de la contratación y adquisición de un software de gestión, que se acomode a las necesidades y exigencias de cada organización.
Un sistema de gestión documental basado y fundamentado en normas es siempre un sistema de mayor firmeza, mayor calidad y exigencia que otro que no esté reglado.
A grandes rasgos podemos indicar que el proceso de la gestión documental tiene los siguientes pasos:
1- Añadir documentos
Cada empresa determinará que tipo de documento formará parte de su repertorio informativo y de uso frecuente o de importancia, es decir los documentos que ingresarán a su sistema. Este proceso supone seleccionar los documentos que hay que capturar.
2- Registro de documentos
Registrar un documento, quiere decir formalizar la existencia e importancia del mismo en el sistema organizacional, éste se pudo haber recibo o creado y recibirá un identificador y descripción para facilitar la lectura y búsqueda del mismo en el caso de ser necesario.
3. Clasificación de documentos
La clasificación de documentos nos permite ordenar los mismos según su importancia para la administración de le la organización tomando en cuenta algunas características prefijadas, independientemente del origen, del destino, del soporte, etc.
4. Almacenamiento/Acopio
En este punto el almacenamiento radica en disponer en el momento necesario de los documentos y garantizar la conservación de estos en un entorno seguro.
Tanto el acceso a los documentos como la manipulación de los mismos pueden tener restricciones, eso dependerá de la decisión de cada organización.
Todo software de gestión documental tiene por objetivo preservar y mantener la información y documentos garantizando la validez, honradez, integridad y la disponibilidad de éstos, por ello se deben controlar las condiciones de almacenamiento y el acceso a los mismos con el fin de preservarlos de una destrucción por error, pérdidas o deterioro.
5. Accesibilidad a documentos/creación
Como hemos mencionado el acceso a la generación, consulta, modificación o eliminación de cualquier documento en el sistema, esta supeditada a permisos dados según el criterio de la administración o empresa.
Lo importante es saber que hay estándares de seguridad, y que pueden ser modificados para mayor protección de la información y los documentos.
Aquí se toma en cuenta por ejemplo la privacidad de datos personales, confidencialidad de información legal, financiera, estratégica, etc.
6. Trazabilidad/rastreabilidad
Poder seguir el registro de los documentos, quienes lo constituyeron o realizaron tareas en ellos o bien los anularon o desecharon, es de vital importancia en la gestión documental.
Es por ello que se distribuyen permisos de accesibilidad de diferente índole y responsabilidad, los documentos deben ser localizados sin inconvenientes cada vez que sea necesario, y deben estar debidamente resguardados.
Hacer el seguimiento de un documento permite llevar un control adecuado de la administración, y permite resolver inconvenientes, como también prevenirlos.
7. Disposición/ordenación
Este punto en el sistema significa que debemos enviar según corresponda los documentos, a depósito permanente, a destrucción, revisión, o quizás transferencia a otro sistema de archivo, como el de archivo físico (link).
Esta tarea se puede organizar por medio de un calendario que ayudará a recordar los vencimientos legales, las revisiones, etc.
Todas las decisiones tomadas respecto a un documento deben ser autorizadas o realizas por un colaborador con los permisos pertinentes.
A esta altura podrás ver que un software de gestión documental es de relevante importancia para cualquier empresa, la organización resguardo y control de su información y documentos es esencial para optimizar las probabilidades de éxito de sus objetivos.
Podemos ver cuáles son los beneficios de la gestión documental.
Beneficios de la gestión documental:
- Reduce el espacio de almacenamiento.
- Mayor y mejor seguridad.
- Cumplimiento de las normativas legales.
- Fácil recuperación de documentos.
- Mejor colaboración en la organización.
- Mejor recuperación ante desastres y copia de seguridad.
- Mayor productividad.
- Mejora del ROI.
- Reduce el riesgo de errores profesionales (evita duplicación, pérdidas de documentos, etc.)
- Preserva documentos a largo plazo.
- Mayor organización en el flujo de grandes cantidades de documentos.
Desde Everial hace más de 35 años que nos ocupamos de los documentos de diversos sectores, llevando una solución a cada necesidad.
En el caso de la gestión documental, ofrecemos el servicio de ENOXA un portal documental con todos los beneficios nombrados y mucho más.
Si quieres sabes más al respecto, esperamos tu consulta, estaremos encantados de asesorarte.
Contacto: info@everial.es/ tel 91 879 03 00